Event Management System (EMS)

event planering med hjälp av EMS Snabbguide

Butler University lärare, personal och studenter använder online Event Management System (EMS) för att begära utrymmen och tjänster för ett framgångsrikt genomförande av evenemang och möten. När du planerar, kom ihåg den grundläggande processen för att begära campusanläggningar:

  1. Bestäm var och när du ska vara värd för ditt evenemang.
  2. välj lämpligt tillgängligt utrymme med rätt EMS-Bokningsmall.
  3. ange dina evenemangsuppgifter & skicka in begäran.
  4. leta efter en bekräftelse via e-post från University Events, eller kontrollera status för din förfrågan under ”Mina händelser” i EMS.

för en fullständig översikt över alla EMS-funktioner med skärmdumpar, kolla in den här EMS-snabbguiden. Du kan ladda ner den här handboken till din dator för enkel åtkomst.

ems_quick_guide_manual

logga in på EMS

du kan komma åt EMS via antingen någon vanlig webbläsare eller my.Butler.edu

  1. öppna en webbläsarsession
  2. i webbläsarens adressfält anger du EMS-webbadressen: events.butler.edu/emswebapp/

-eller-

  1. besök avsnittet ”Kalender & Evenemangsplanering” i My Butler

Boka

det finns flera bokningsmallar tillgängliga för studenter, lärare och personal, beroende på status, som var och en underlättar bokningsprocessen.

för att skapa en bokning, klicka på ”boka nu” bredvid en av förfrågningstyperna från Hemsidan, eller klicka på ”Skapa en bokning” och välj en av mallarna som gäller för dina behov. (För mer information om varje förfrågningstyp, klicka på ”om”).

för en fullständig översikt över denna funktion med skärmdumpar, kolla in denna bokning ett rum Snabbguide. Du kan ladda ner den här handboken till din dator för enkel åtkomst.

  1. det första steget i att skapa din bokning är ” rum.”Det är här du väljer datum, tid och rum för din bokning.
  2. Välj ett datum och tid: Ange bara önskat händelsedatum och tid genom alternativen till vänster på skärmen.
    * * OBS: för återkommande händelser eller möten, välj ”återkommande” för att boka varje händelse under en bokning. (*Det här alternativet är inte tillgängligt för studieutrymmeförfrågningar.)
  3. Välj ett rum: du har två alternativ för att välja ett rum: det första är ”Låt mig söka efter ett rum;” det andra är ”jag vet vilket rum jag vill ha.”
    1. Låt mig söka efter ett rum: det här alternativet låter dig välja anpassade inställningar för ditt bokningsutrymme. Det finns flera fält där du kan begränsa din sökning och en popup visas för varje alternativ så att du kan kontrollera dina inställningar. När du klickar på sökknappen kommer du att kunna se dina val i antingen en ”lista” eller ett ”schema” – format.
    2. jag vet vilket rum Jag vill ha: med det här alternativet kan du välja exakt det rum du har i åtanke för ditt bokningsutrymme. Du kommer att veta om rummet är tillgängligt om en dra ner med en grön bock visas nedan. Klicka på detta och ett popup-fönster visas, så att du kan ange din avsedda inställning och antal deltagare. Klicka sedan på ”Lägg till rum”
  4. när du har valt ett rum klickar du på ” Nästa steg.”
    1. välj sedan ”Tjänster” för din bokning(er). (*Det här alternativet är inte tillgängligt för studieutrymmeförfrågningar.) Det är här du kommer att kunna begära specialtjänster från BUPD, Catering, IT och Universitetsevenemang. Klubbsportresurser finns tillgängliga under Klubbsportförfrågningar.
      1. välja tjänster: om ditt evenemang frågar en viss tjänst i någon av ovanstående kategorier klickar du bara på den tjänst som behövs. En popup visas då och ber dig att förfina din begäran. När du har fyllt i dina uppgifter och ”speciella instruktioner” klickar du på ”OK.”Dina begärda tjänster visas sedan till höger på skärmen under” Tjänster sammanfattning.”
      2. viktig anmärkning: studenter, för vissa tjänster måste du inkludera din organisations eller klubbs ”Faktureringsreferensnummer.”Pulskontoret ska kunna ge dig denna information.
      3. när du är klar med att välja dina nödvändiga tjänster, eller om du inte har några nödvändiga tjänster, klicka på ”Nästa steg.”
  5. det sista steget i att skapa din bokning är i ” bokningsuppgifter.”Det är här du kommer att bli ombedd att fylla i dina ”Evenemangsuppgifter” och ”gruppuppgifter” för studieutrymmeförfrågningar. För andra förfrågningar kommer du att bli ombedd att ”ytterligare Information ”och väntar på din begäran” faktureringsinformation.”(Detta kommer endast att krävas om du har frågat en tjänst eller rum med tillhörande avgifter.)
    1. när du har fyllt i alla nödvändiga detaljer klickar du på ”Skapa bokning.”
    2. du kommer då att bekräftas av ” bokning skapad ”och kommer att ges två alternativ:” Lägg till i min kalender ”och” redigera Min Bokning.”
      1. Lägg till i min kalender: med det här alternativet kan du lägga till bokningen i din Outlook-eller datorkalender.
      2. Redigera denna bokning: det här alternativet tar dig tillbaka till dina bokningsuppgifter och uppdaterar eventuella ändringar du kanske har insett att du behöver göra.
      3. för att hoppa över dessa två alternativ, klicka på ”Butler University” – emblemet för att återgå till hemsidan.

Grattis! Din bokning har gjorts! Dina bokningar kommer att visas på hemsidan under ” Mina händelser.”

**Särskild anmärkning RE: web konflikt
om du begär ett rum som redan har reserverats i EMS-systemet, du kommer inte att få en bekräftelse på utrymme från UE. Istället kommer du att få meddelande om att statusen för din bokning kommer att listas som ”WEBBKONFLIKT” och du måste redigera din bokning. Ett meddelande visas när du har slutfört din begäran om att ” en eller flera bokningar är motstridiga. Redigera bokningen för att lösa.”

begär endast tjänster

för att endast begära tjänster:

för en fullständig översikt över den här funktionen med skärmdumpar, kolla in den här snabbguiden ”begär endast tjänster.”Du kan ladda ner den här handboken till din dator för enkel åtkomst.

  1. Välj bokningsmallen ”begär endast tjänster” för att begära tjänster för en plats som inte hanteras i EMS genom att klicka på knappen ”Boka nu” (till exempel om du behöver ett staffli eller en bärbar dator på ditt kontor).
    1. Byggnadsspecifika resurser distribueras endast till sina tilldelade byggnader.
  2. ange datum-och tidskriterier i den vänstra rutan på sidan.
    1. skriv in platsen under platsinformation (*krävs).
  3. klicka på den blå” nästa steg ” botton.
  4. Välj de specifika tjänsterna från de listade kategorierna.
    1. en popup visas då som kräver att du förfina din begäran. Välj antal enskilda resurser genom att klicka på tecknen ”minus” eller ”plus” och Lägg till ”specialinstruktioner” efter behov.
    2. klicka på ” OK ”
    3. dina begärda tjänster visas sedan till höger på skärmen under ” Serviceöversikt.”
  5. när du är klar med att välja alla dina nödvändiga tjänster klickar du på ”Nästa steg.”
  6. fyll i ”Reservations detaljer”som uppmanas (händelsenamn, händelsetyp, etc.).
  7. för att gå vidare måste du klicka på ”Jag har läst och godkänner villkoren.”
  8. Klicka På ” Skapa Bokning.”
  9. du kommer då att få en e-postbekräftelse på din förfrågan
    1. du kan ”lägga till i min kalender” (det här alternativet låter dig lägga till bokningen i din Outlook eller datorkalender) eller
    2. ”redigera Min Bokning” (det här alternativet tar dig tillbaka till dina bokningsuppgifter och du kan uppdatera eller ändra din bokning vid behov)
    3. för att hoppa över dessa två alternativ, klicka på ”Butler University” emblem för att återgå till ems hemsida
  10. Grattis! Din bokningsförfrågan för tjänster har gjorts! Din bokning kommer att vara synlig på hemsidan under ” Mina händelser.”

skicka in en Off-Campus Händelse

skicka in en off-campus händelse kan du schemalägga händelser som inte hålls på Butlers campus, som inte kräver några resurser, som du vill annonsera på Butler University evenemangskalender.

Obligatoriska fält är markerade med en röd asterisk (*).

för en fullständig översikt över denna funktion med skärmdumpar, kolla in denna ”skicka en Off-Campus Händelse Snabbguide.”Du kan ladda ner den här handboken till din dator för enkel åtkomst.

  1. välj” Skicka in en reservationsmall utanför Campus”.
  2. ange datum-och tidskriterierna i den vänstra rutan på sidan.
    1. skriv in platsen under platsinformation (*krävs).
  3. klicka på den blå” nästa steg ” botton.
  4. Service(er) är inte tillämpliga för evenemang utanför campus, så fortsätt genom att klicka på den blå ”nästa steg”-knappen.
  5. fyll i ”Reservations detaljer”som uppmanas (händelsenamn, händelsetyp, etc.).
  6. för att gå vidare måste du klicka på ”Jag har läst och godkänner villkoren.”
  7. Klicka På ” Skapa Bokning.”
    1. du kan ” lägga till i min kalender ”(det här alternativet låter dig lägga till bokningen i din Outlook-eller datorkalender) eller,
    2. ”redigera Min Bokning” (det här alternativet tar dig tillbaka till dina bokningsuppgifter och du kan uppdatera eller ändra din bokning vid behov)
    3. för att hoppa över dessa två alternativ, klicka på ”Butler University” – emblemet för att återgå till EMS-hemsidan
  8. Grattis! Din bokningsförfrågan för tjänster har gjorts och är automatiskt ” web bekräftad!”Din bokning kommer att vara synlig på EMS hemsida under” Mina händelser.”

hantera dina bokningar: Visa, Redigera och avbryta förfrågningar

menyalternativet ”Mina händelser” låter dig hantera alla dina aktuella bokningar.

för en fullständig översikt över denna funktion med skärmdumpar, kolla in den här hantera din bokning(s) Snabbguide. Du kan ladda ner den här handboken till din dator för enkel åtkomst.

  1. för att hantera dina aktuella bokningar, börja med att klicka på” Mina händelser ” i navigeringsmenyn till vänster på skärmen.
  2. Under ” bokningar ”och” aktuell ” kommer du att kunna se en lista över dina personliga bokningar. För att redigera en av dessa bokningar, klicka på bokningens Titel.
  3. när du klickar på bokningen har du flera alternativ. Du kan hantera ”bokningsuppgifter”, visa” bokningsuppgifter ”eller så kan du titta på” bokningar.”
    1. för att redigera ”bokningsdetaljer” klicka på pennikonen under avsnittets Titel.
    2. Under ”bokningsuppgifter” kan du avboka bokningar, Visa Bokningssammanfattningar, skicka inbjudningar och lägga till i din kalender.
      1. Avbryt bokningar: klicka på ” Avbryt bokning.”Du kommer då att bli uppmanad med en popup som ber om din avbokningsresonemang och bekräftelse på ”Ja, avboka bokningen.”
      2. Visa Bokningsöversikt: med det här alternativet kan du se bekräftelsen på din begäran.
      3. skicka inbjudan: med det här alternativet kan du bjuda in andra till ditt evenemang. Klicka På ” Skicka Inbjudan.”En popup kommer att uppmana dig att ange e-postadressen till dina inbjudna vänner. Klicka sedan på ” OK.”
      4. Lägg till i min kalender: med det här alternativet kan du lägga till bokningen i din Outlook-eller datorkalender.
    3. Under ” bokningar ”kan du avboka bokningar, redigera” närvaro ”och” inställningstyp ”samt se” status ” för din bokning.

använda EMS på en mobil enhet

om du kan komma åt EMS från din mobila enhet kan du göra enkla bokningar i EMS och/eller avboka en eller bokningar för en bokning i EMS.

för en fullständig översikt över denna funktion med skärmdumpar, kolla in detta med VEMS på en snabbguide för Mobila enheter. Du kan ladda ner den här handboken till din dator för enkel åtkomst.

för att göra eller avboka bokningar i EMS från din mobiltelefon

  1. öppna en webbläsarsession i din mobila enhet.
  2. i webbläsarens adressfält anger du vems URL: http://events.butler.edu/virtualems. Kom ihåg att lägga till den här webbadressen till dina favoriter i din webbläsare.
  3. logga in på VEMS med ditt Butler användarnamn och lösenord. Denna sida listar Mina bokningar, Boka en händelse, och hastighet bok alternativ.
  4. Visa sidan Mina bokningar för att visa händelser eller avbryta dem.
  5. klicka på önskat Rumsförfrågan för att öppna mallen och göra bokningar efter behov. Om du vill flytta mellan de olika sidorna i en mall (motsvarande flikar i EMS) klickar du på knapparna Nästa och Föregående i mallens nedre högra hörn.

ställa in standardvärden för Rumsförfrågningar

menyn Mitt konto innehåller alternativ för att ställa in vissa standardvärden (starttid, sluttid osv.) för olika typer av rumsförfrågningar. När du väljer det här rummet under förfrågningsprocessen på menyn bokningar visas de standardvärden som du anger här automatiskt när sidan för Rumsbegäran öppnas.

för en fullständig översikt över den här funktionen med skärmdumpar, kolla in den här inställningen standardvärden för Rumsförfrågningar Snabbguide. Du kan ladda ner den här handboken till din dator för enkel åtkomst.

för att ställa in standardvärden för rumsförfrågningar

  1. Under Mitt konto klickar du på användaralternativ. Sidan användaranpassning öppnas. Fliken Anpassa är den aktiva fliken.
  2. Välj rumsförfrågan, antingen boka en händelse eller Hastighetsbok, för vilken du vill ställa in standardvärdena. Fliken uppdateras med en lista med alternativ för rumsförfrågan som du kan ställa in standardvärden för.
  3. Ställ in standardvärdena efter behov för alla visade alternativ och klicka sedan på Spara inställningar.

skapa en lista över favoritrum

du kan skapa en lista över favoritrum som kan sökas efter tillgänglighet när du skapar en rumsförfrågan. Denna lista med favoriter visas i ” dina sparade favoritrum.”

för en fullständig översikt över denna funktion med skärmdumpar, kolla in detta skapa en lista över favorit rum Snabbguide. Du kan ladda ner den här handboken till din dator för enkel åtkomst.

för att skapa en lista över favoritrum

  1. från startsidan för EMS, klicka på din namnikon längst upp till höger på skärmen. Klicka sedan på” Mitt Konto ” i rullgardinsmenyn.
  2. en gång på din kontosida klickar du på fliken märkt ”mina favoritrum.”
  3. här kan du ”lägga till ett nytt favoritrum” eller visa ”dina sparade favoritrum.”
  4. till” Lägg till ett nytt favoritrum ” Sök efter rummet direkt i sökrutan efter nummer eller namn.
    1. för att förfina din sökning, använd knappen ”Filtrera efter plats” för att bara söka i vissa byggnader. En pop up kommer att låta dig välja ett antal byggnader. När du har lagt till byggnader klickar du på ” Uppdatera platser.”
  5. när du har hittat det rum du vill klicka på den, och det kommer att läggas till i en lista under ”dina sparade favorit rum.”

bläddra EMS

bläddra menyn kan du se en kalender med händelser, en lista över olika faciliteter, och rutnät av tillgängliga rum och tider.

för en fullständig översikt över den här funktionen med skärmdumpar, kolla in den här snabbguiden för EMS. Du kan ladda ner den här handboken till din dator för enkel åtkomst.

för att bläddra bland händelser, platser, personer och grupper

  1. för att bläddra bland händelser, platser, personer och grupper, hitta ”bläddra” i navigeringsmenyn till vänster på skärmen. Du kan sedan klicka på” händelser ”eller” platser.”
  2. genom att klicka på ”händelser” kommer du att kunna se en listvy över alla händelser som händer på campus. Standardvyn låter dig se händelser efter datum, men du kan lägga till ”filter” för att förfina din syn på händelser.
  3. genom att klicka på ”platser” kommer du att kunna se en rutnätsvy av alla händelser som händer på campus i ordning på campusutrymmet. För att förfina sökningen från standardvyn kan du lägga till ”filter” eller ”sök” efter specifika rum på campus.

studentorganisation och grekiska livet EMS Snabbguide

för en fullständig översikt över alla EMS funktioner med skärmdumpar, kolla in denna EMS Snabbguide. Du kan ladda ner den här handboken till din dator för enkel åtkomst.

för mer information och riktlinjer som de relaterar till Reservation utrymme och värd campus händelser, besök PuLSE Office (program för ledarskap och Service Education) hemsida.

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.