Event Management System (EMS)

Event Planning Using the EMS Quick Guide

Butlerin yliopiston tiedekunta, henkilökunta ja opiskelijat käyttävät online Event Management Systemiä (EMS) pyytääkseen tiloja ja palveluita tapahtumien ja kokousten onnistuneeseen toteuttamiseen. Kuten suunnittelet, pitää mielessä perus prosessi pyytää kampuksen tilat:

  1. päätä, missä ja milloin isännöit tapahtumaasi.
  2. valitse sopiva käytettävissä oleva tila käyttäen oikeaa EMS – Varausmallia.
  3. syötä tapahtuman tiedot & lähetä pyyntö.
  4. Etsi vahvistus sähköpostitse yliopiston tapahtumista tai tarkista pyyntösi tila EMS: n kohdasta ”Omat tapahtumat”.

saadaksesi täydellisen yleiskuvan kaikista EMS-toiminnoista kuvakaappauksineen, tutustu tähän EMS-Pikaoppaaseen. Voit ladata tämän oppaan tietokoneeseen helposti.

ems_quick_guide_manual

kirjautumalla EMS: ään

voit käyttää EMS: ää joko minkä tahansa tavallisen Internet-selaimen tai my: n kautta.Butler.edu

  1. Avaa Internet-selainistunto
  2. selaimen osoitekenttään, syötä EMS: n URL: events.butler.edu/emswebapp/

– tai-

  1. vieraile” Kalenteri & tapahtumien aikataulutus ” – osiossa Hovimestarini

Varauksen tekeminen

opiskelijoiden, tiedekunnan ja henkilökunnan käytössä on tilasta riippuen useita varausmalleja, joista jokainen helpottaa varausprosessia.

voit luoda varauksen napsauttamalla ”Varaa nyt ”yhden pyyntötyypin vierestä kotisivulta tai napsauttamalla” Luo varaus ” ja valitsemalla yhden tarpeisiisi soveltuvista malleista. (Lisätietoja kunkin pyynnön tyyppi, klikkaa ”Tietoja”).

saadaksesi täydellisen yleiskuvan tästä funktiosta kuvakaappauksineen, tutustu tähän huoneen Pikaoppaaseen. Voit ladata tämän oppaan tietokoneeseen helposti.

  1. ensimmäinen askel varauksen luomisessa on ” huoneita.”Täällä voit valita päivämäärän, kellonajan ja huoneen varauksellesi.
  2. valitse päivämäärä ja kellonaika: syötä haluamasi tapahtumapäivä ja-aika näytön vasemmalla puolella olevien valintojen kautta.
    * * HUOMAUTUS: Jos tapahtumat tai kokoukset toistuvat, valitse” toistuminen ” varataksesi jokaisen tapahtuman yhdellä varauksella. (*Tämä vaihtoehto ei ole käytettävissä opintotilapyyntöihin.)
  3. Valitse huone: sinulla on kaksi vaihtoehtoa valita huone: ensimmäinen on ”Anna minun etsiä huonetta;” toinen on ”tiedän minkä huoneen Haluan.”
    1. anna minun etsiä huonetta: tällä valinnalla voit valita varaustilan mukautetut asetukset. On olemassa useita kenttiä, joissa voit rajata hakua, ja jokaiselle vaihtoehdolle ilmestyy ponnahdusikkuna, jonka avulla voit tarkistaa asetuksesi. Kun napsautat haku-painiketta, voit tarkastella valintoja joko ” lista ”tai” aikataulu ” muodossa.
    2. tiedän, minkä huoneen Haluan: tällä valinnalla voit valita varaustilaksi juuri mielessäsi olevan huoneen. Tiedät, onko huone käytettävissä, jos alla on vihreä valintamerkki. Napsauta tätä ja ilmestyy ponnahdusikkuna, jonka avulla voit syöttää aiotun asetuksesi ja osallistujamääräsi. Valitse sitten ”Lisää Huone”
  4. kun olet valinnut huoneen, klikkaa ” Seuraava vaihe.”
    1. valitse sitten varauksellesi ”palvelut”. (*Tämä vaihtoehto ei ole käytettävissä opintotilapyyntöihin.) Se on täällä, että voit pyytää erityispalveluja BUPD, Catering, IT, ja yliopiston tapahtumia. Seurojen liikuntaresurssit löytyvät seurojen liikuntapyynnöistä.
      1. palvelujen valinta:jos tapahtumasi tiedustelee tiettyä palvelua jossakin edellä mainituista luokista, klikkaa tarvittavaa palvelua. Ponnahdusikkuna ilmestyy sitten pyytäen sinua tarkentamaan pyyntöäsi. Kun olet suorittanut tietosi ja ”erityisohjeet,” klikkaa ” OK.”Pyytämäsi palvelut näkyvät sitten näytön oikealla puolella kohdassa” Palvelut Yhteenveto.”
      2. Tärkeä huomautus: opiskelijat, tiettyihin palveluihin on sisällytettävä organisaatiosi tai kerhosi ”Billing Reference Number.”Pulssitoimiston pitäisi pystyä antamaan nämä tiedot sinulle.
      3. kun olet valinnut tarpeelliset palvelut, tai jos sinulla ei ole niitä, napsauta ”Seuraava vaihe.”
  5. viimeinen vaihe varauksen luomisessa on kohdassa ” varauksen tiedot.”Se on täällä, että sinua pyydetään täydentämään” tapahtuma yksityiskohtia, ”ja” ryhmä yksityiskohtia, ” study space pyynnöt. Muita pyyntöjä varten sinulta pyydetään ” lisätietoja ”ja pyyntöäsi odotellessa” laskutustiedot.”(Tämä vaaditaan vain, jos olet tiedustellut palvelusta tai huoneesta, johon liittyy maksuja.)
    1. kun olet täyttänyt kaikki tarvittavat tiedot, napsauta ” Luo varaus.”
    2. tämän jälkeen vahvistetaan ”varaus luotu” ja annetaan kaksi vaihtoehtoa: ”Lisää kalenteriini” ja ”muokkaa varaustani.”
      1. lisää kalenteriini: tällä valinnalla voit lisätä varauksen Outlook-tai tietokonekalenteriin.
      2. Muokkaa tätä varausta: tämä asetus vie sinut takaisin varaustietoihisi ja päivittää mahdolliset muutokset, jotka olet tajunnut tarpeelliseksi tehdä.
      3. jos haluat ohittaa nämä kaksi vaihtoehtoa, palaa kotisivulle napsauttamalla” Butler University ” – tunnusta.

Onneksi olkoon! Varauksesi on tehty! Varauksesi näkyvät kotisivulla kohdassa ” Omat tapahtumat.”

**Special note RE: web conflict
jos pyydät huonetta, joka on jo varattu EMS-järjestelmässä, et saa tilavahvistusta UE: lta. Sen sijaan saat ilmoituksen, että varauksesi tila on listattu ”WEB CONFLICT” ja sinun on muokattava varaustasi. Pyynnön täyttämisen yhteydessä tulee ilmoitus, että ” yksi tai useampi varaus on ristiriidassa. Ole hyvä ja muokkaa varausta ratkaistaksesi.”

pyytää vain palveluita

pyytää vain palveluja:

saadaksesi täydellisen yleiskuvan tästä funktiosta kuvakaappauksineen, tutustu tähän ” pyydä palvelut vain pikaopas.”Voit ladata tämän oppaan tietokoneeseen helposti.

  1. valitse ”Request Services Only” – varausmalli pyytääksesi palveluita sijaintiin, jota ei hallinnoida EMS: ssä napsauttamalla sen ”book now” – painiketta (jos esimerkiksi tarvitset toimistossasi maalaustelineen tai kannettavan tietokoneen).
    1. Rakennuskohtaisia resursseja käytetään vain niille osoitettuihin rakennuksiin.
  2. kirjoita päivämäärä ja kellonaika kriteerit sivun vasemmassa ruudussa.
    1. Kirjoita sijaintitiedot kohtaan sijainti (*vaaditaan).
  3. klikkaa sinistä ”seuraava askel” botton.
  4. Valitse tietyt palvelut luetelluista luokista.
    1. tämän jälkeen ilmestyy ponnahdusikkuna, joka vaatii sinua tarkentamaan pyyntöäsi. Valitse yksittäisten resurssien määrä klikkaamalla ” miinus ”tai” plus ”- merkkejä ja lisää” erityisohjeet ” tarpeen mukaan.
    2. klikkaa ” OK ”
    3. pyytämäsi palvelut näkyvät sitten näytön oikealle puolelle kohtaan ” Service Summary.”
  5. kun olet valinnut kaikki tarvittavat palvelut, valitse ” Seuraava vaihe.”
  6. täydennä ”varaustiedot”pyydetyn mukaisesti (tapahtuman nimi, tapahtumatyyppi jne.).
  7. jatkaaksesi, sinun täytyy klikata ” olen lukenut ja hyväksyn ehdot.”
  8. Klikkaa ” Luo Varaus.”
  9. saat sitten sähköpostivahvistuksen pyynnöstäsi
    1. voit ”lisätä kalenteriini” (tällä valinnalla voit lisätä varauksen Outlook-tai tietokonekalenteriisi) tai,
    2. ”muokata varaustani” (tämä vaihtoehto vie sinut takaisin varaustietoihisi ja voit päivittää tai muuttaa varaustasi tarpeen mukaan)
    3. ohittaaksesi nämä kaksi vaihtoehtoa, klikkaa ”Butler University” ems: n kotisivulle palattava tunnus
  10. Onneksi olkoon! Varauspyyntösi palveluista on tehty! Varauksesi näkyy kotisivulla kohdassa ” Omat tapahtumat.”

lähettämällä Off-Campus tapahtuma

lähettämällä off-campus tapahtuma voit ajoittaa tapahtumia, joita ei pidetä Butlerin kampuksella, jotka eivät vaadi resursseja, että haluat mainostaa Butler University tapahtumakalenterissa.

vaaditut kentät on merkitty punaisella tähdellä (*).

saadaksesi täydellisen yleiskuvan tästä funktiosta kuvakaappauksineen, tutustu tähän ” Submitting an Off-Campus Event Quick Guide.”Voit ladata tämän oppaan tietokoneeseen helposti.

  1. valitse ”Lähetä kampuksen ulkopuolella” – varausmalli.
  2. kirjoita päivämäärä ja kellonaika-kriteerisi sivun vasempaan paneeliin.
    1. Kirjoita sijaintitiedot kohtaan sijainti (*vaaditaan).
  3. klikkaa sinistä ”seuraava askel” botton.
  4. palvelut eivät sovellu kampuksen ulkopuolisiin tapahtumiin, joten Jatka klikkaamalla sinistä ”Next Step” – painiketta.
  5. täydennä ”varaustiedot”pyydetyn mukaisesti (tapahtuman nimi, tapahtumatyyppi jne.).
  6. jatkaaksesi, sinun täytyy klikata ” olen lukenut ja hyväksyn ehdot.”
  7. Klikkaa ” Luo Varaus.”
    1. voit” lisätä kalenteriini”(tämän vaihtoehdon avulla voit lisätä varauksen Outlook-tai tietokonekalenteriisi) tai,
    2. ” muokata varaustani ”(tämä vaihtoehto vie sinut takaisin varaustietoihisi ja voit päivittää tai muuttaa varaustasi tarpeen mukaan)
    3. ohittaaksesi nämä kaksi vaihtoehtoa, klikkaa” Butler University ” – tunnusta palataksesi EMS: n kotisivulle
  8. Onneksi olkoon! Varauspyyntösi palveluista on tehty ja se on automaattisesti ” web confirmed!”Varauksesi näkyy EMS: n kotisivulla kohdassa ”Omat tapahtumat.”

Varausten hallinta: pyyntöjen katselu, muokkaus ja peruutus

”Omat tapahtumat” – valikkovaihtoehdon avulla voit hallita kaikkia nykyisiä varauksiasi.

saadaksesi täydellisen yleiskuvan tästä funktiosta ruutukaappauksineen, tutustu Varausten hallinta-Pikaoppaaseen. Voit ladata tämän oppaan tietokoneeseen helposti.

  1. voit hallita tämänhetkisiä varauksiasi klikkaamalla ”Omat tapahtumat” näytön vasemmalla puolella olevasta navigointivalikosta.
  2. kohdasta ”varaukset” ja ”ajankohtaiset” näet listan henkilökohtaisista varauksistasi. Voit muokata yhtä näistä varauksista napsauttamalla varauksen otsikkoa.
  3. kun klikkaat varausta, sinulla on useita vaihtoehtoja. Voit hallita ”varaustietoja”, tarkastella” Varaustehtäviä ”tai katsoa” varauksia.”
    1. muokataksesi ”varaustietoja” Napsauta kohdan otsikon alla olevaa lyijykynäkuvaketta.
    2. kohdassa ”Varaustehtävät” voi peruuttaa varauksia, katsoa Varaustiivistelmiä, lähettää kutsuja ja lisätä kalenteriin.
      1. Peruuta Varaukset: klikkaa ” Peruuta varaus.”Sitten sinua pyydetään pop-up pyytää peruutuksen perustelut ja vahvistus ”Kyllä, Peruuta varaus.”
      2. Katso Varaustiivistelmä: tällä valinnalla näet pyynnön vahvistuksen.
      3. Lähetä kutsu: tällä valinnalla voit kutsua muita tapahtumaasi. Klikkaa ” Lähetä Kutsu.”Ponnahdusikkuna kehottaa sinua syöttämään kutsutun ystäväsi sähköpostiosoitteen. Napsauta sitten ” OK.”
      4. lisää kalenteriini: tällä valinnalla voit lisätä varauksen Outlook-tai tietokonekalenteriin.
    3. kohdassa ” varaukset ”voit peruuttaa varaukset, muokata” läsnäolo ”ja” Set-Up Tyyppi ”sekä tarkastella” tila ” varauksen.

EMS: n käyttäminen mobiililaitteessa

jos voit käyttää EMS: ää mobiililaitteestasi, voit tehdä yksinkertaisia varauksia EMS: ssä ja/tai peruuttaa yhden tai varaukset varauksen EMS: ssä.

saadaksesi täydellisen yleiskuvan tästä funktiosta kuvakaappauksineen, tutustu tähän käyttämällä VEMS: ää mobiililaitteen pikaoppaassa. Voit ladata tämän oppaan tietokoneeseen helposti.

voit tehdä tai peruuttaa varauksia EMS: ään matkapuhelimestasi

  1. Avaa Internet-selainistunto mobiililaitteellasi.
  2. Kirjoita selaimen osoitekenttään VEMS-URL: http://events.butler.edu/virtualems. Muista lisätä tämä URL suosikkeihisi haluamaasi selaimeen.
  3. Kirjaudu sisään VEMSIIN käyttämällä Butlerin käyttäjätunnusta ja salasanaa. Tällä sivulla luetellaan Varaukseni, Varaa tapahtuma ja nopeus Varaa vaihtoehtoja.
  4. Näytä Omat varaukset-sivu nähdäksesi tapahtumia tai peruuttaaksesi ne.
  5. Napsauta needed Room Request-vaihtoehtoa avataksesi sen mallin ja tehdäksesi varauksia tarpeen mukaan. Jos haluat siirtyä mallin eri sivujen välillä (vastaa EMS: n välilehtiä), napsauta seuraavaa ja edellistä painiketta mallin oikeassa alakulmassa.

oletusarvojen asettaminen Huonepyynnöille

Oma tili-valikko sisältää vaihtoehtoja joidenkin oletusarvojen (alkamisaika, päättymisaika jne.) asettamiseksi erityyppisille huonepyynnöille. Kun näin teet, aina kun valitset tämän huoneen pyyntöprosessin aikana Varausvalikosta, oletusarvot, jotka syötät tähän, näkyvät automaattisesti, kun Huonepyyntösivu avautuu.

saadaksesi täydellisen yleiskuvan tästä funktiosta ruutukaappauksineen, tutustu tähän Room Requests-Pikaoppaan oletusarvojen asettamiseen. Voit ladata tämän oppaan tietokoneeseen helposti.

jos haluat asettaa huonepyynnöille oletusarvot

  1. alla Oma tili, valitse Käyttäjäasetukset. Käyttäjän Personointisivu avautuu. Muokkaa-välilehti on aktiivinen-välilehti.
  2. valitse huonepyyntöprosessi, joko Varaa tapahtuma-tai Nopeuskirja, jolle haluat asettaa oletusarvot. Välilehteen päivitetään luettelo huonepyynnön vaihtoehdoista, joille voit asettaa oletusarvoja.
  3. Aseta oletusarvot tarpeen mukaan kaikille näytetyille valinnoille ja valitse sitten Tallenna asetukset.

Suosikkihuonelistan luominen

voit luoda listan suosikkihuoneista, joista voi etsiä saatavuutta, kun luot huonetoivetta. Tämä Suosikkilista näkyy kohdassa ” your Saved Favorite Rooms.”

saadaksesi täydellisen yleiskuvan tästä funktiosta ruutukaappauksineen, Katso tästä luoden Listan Suosikkihuoneista pikaopas. Voit ladata tämän oppaan tietokoneeseen helposti.

jos haluat luoda listan suosikkihuoneista

  1. EMS: n kotisivulta, Napsauta nimesi-kuvaketta näytön oikeassa yläkulmassa. Napsauta sitten” Oma tili ” pudotusvalikosta.
  2. kun olet tilisivullasi, Napsauta välilehteä ” Suosikkihuoneeni.”
  3. Täällä voit ” lisätä uuden Suosikkihuoneen ”tai tarkastella” tallennettuja Suosikkihuoneita.”
  4. jos haluat ”lisätä uuden Suosikkihuoneen”, Etsi huone suoraan hakukentästä numeron tai nimen perusteella.
    1. voit tarkentaa hakua käyttämällä” Filter By Location ” – painiketta hakiaksesi vain tietyistä rakennuksista. Pop up tulee voit valita useita rakennuksia. Kun olet lisännyt rakennuksia, valitse ” Päivitä sijainnit.”
  5. kun olet löytänyt huoneen haluat klikkaa sitä, ja se lisätään luetteloon ”tallennetut suosikki huonetta.”

selaaminen EMS

Selausvalikosta voit nähdä tapahtumakalenterin, listan eri tiloista sekä ruudukon käytettävissä olevista huoneista ja kellonajoista.

saadaksesi täydellisen yleiskuvan tästä funktiosta kuvakaappauksineen, tutustu tähän selaus EMS-Pikaoppaaseen. Voit ladata tämän oppaan tietokoneeseen helposti.

selataksesi tapahtumia, paikkoja, ihmisiä ja ryhmiä

  1. selataksesi tapahtumia, paikkoja, ihmisiä ja ryhmiä, etsi ”Selaa” navigointivalikosta näytön vasemmasta reunasta. Voit sitten klikata ” tapahtumat ”tai” sijainnit.”
  2. klikkaamalla ”tapahtumat” näet listanäkymän kaikista kampuksella tapahtuvista tapahtumista. Oletusnäkymässä voit nähdä tapahtumat päivämäärän mukaan, mutta voit lisätä ”suodattimia” tarkentaaksesi näkymääsi tapahtumista.
  3. klikkaamalla ”sijainnit” näet ruutunäkymän kaikista kampuksella tapahtuvista tapahtumista kampustilan mukaisessa järjestyksessä. Tarkentaaksesi hakua oletusnäkymästä, voit lisätä ”Suodattimet” tai ”etsiä” tiettyjä huoneita kampuksella.

Student Organization and Greek Life EMS Quick Guide

saadaksesi täydellisen yleiskuvan kaikista EMS-toiminnoista kuvakaappauksineen, tutustu tähän EMS-Pikaoppaaseen. Voit ladata tämän oppaan tietokoneeseen helposti.

lisätietoja ja ohjeita tilojen uudelleensijoittamisesta ja kampustapahtumien järjestämisestä löytyy PuLSE Office (Programs for Leadership and Service Education) – sivuilta.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.