Event Management System (EMS)

Event Planning folosind Ghidul rapid EMS

Universitatea Butler facultatea, personalul și studenții folosesc sistemul de Management al evenimentelor online (EMS) pentru a solicita spații și servicii pentru executarea cu succes a evenimentelor și întâlnirilor. După cum intenționați, rețineți procesul de bază pentru solicitarea facilităților campusului:

  1. stabiliți unde și când să vă găzduiți evenimentul.
  2. alegeți spațiul disponibil corespunzător, utilizând șablonul de rezervare EMS corect.
  3. introduceți detaliile evenimentului & trimiteți solicitarea.
  4. căutați o confirmare prin e-mail de la evenimente universitare sau verificați starea solicitării dvs. la „evenimentele mele” din EMS.

pentru o prezentare completă a tuturor funcțiilor EMS cu capturi de ecran, consultați acest ghid rapid EMS. Puteți descărca acest manual pe computer pentru un acces facil.

ems_quick_guide_manual

logare în EMS

puteți accesa EMS fie prin orice browser de Internet standard sau Meu.butler.edu

  1. deschideți o sesiune de browser Internet
  2. în câmpul de adresă al browserului, introduceți adresa URL EMS: events.butler.edu/emswebapp/

-sau-

  1. vizitați secțiunea „Calendar & programarea evenimentelor” din cadrul majordomului meu

efectuarea unei rezervări

există mai multe șabloane de rezervare disponibile pentru studenți, facultate și personal, în funcție de statut, fiecare dintre acestea facilitând procesul de rezervare.

pentru a crea o rezervare, faceți clic pe „rezervați acum” lângă unul dintre tipurile de solicitări din pagina de pornire sau faceți clic pe „Creați o rezervare” și selectați unul dintre șabloanele care se aplică nevoilor dvs. (Pentru mai multe informații despre fiecare tip de solicitare, faceți clic pe „Despre”).

pentru o imagine de ansamblu completă a acestei funcții cu capturi de ecran, consultați acest ghid rapid pentru rezervarea unei camere. Puteți descărca acest manual pe computer pentru un acces facil.

  1. primul pas în crearea rezervării este „Camere.”Aici veți selecta data, ora și camera pentru rezervarea dvs.
  2. Selectați o dată și o oră: pur și simplu introduceți data și ora evenimentului dorit prin opțiunile din stânga ecranului.
    **notă: pentru evenimente sau întâlniri recurente, selectați „recurență” pentru a rezerva fiecare eveniment sub o singură rezervare. (*Această opțiune nu este disponibilă pentru cererile de spațiu de studiu.)
  3. Selectați o cameră: veți avea două opțiuni pentru a selecta o cameră: prima este „Lasă-mă să caut o cameră;” a doua este „știu ce cameră vreau.”
    1. permiteți-mi să caut o cameră: această opțiune vă va permite să selectați preferințele personalizate pentru spațiul dvs. de rezervare. Există mai multe câmpuri în care vă puteți restrânge căutarea și va apărea o fereastră pop-up pentru fiecare opțiune, permițându-vă să vă verificați preferințele. După ce faceți clic pe butonul de căutare, veți putea vizualiza alegerile dvs. fie într-un format „listă”, fie într-un format „programare”.
    2. știu ce cameră Vreau: această opțiune vă va permite să selectați camera exactă pe care o aveți în minte pentru spațiul dvs. de rezervare. Veți ști dacă camera este disponibilă dacă mai jos apare o tragere în jos cu o bifă verde. Faceți clic pe aceasta și va apărea o fereastră pop-up, permițându-vă să introduceți configurația dorită și numărul de participanți. Apoi faceți clic pe „Adăugați Cameră”
  4. după ce ați selectat o cameră, faceți clic pe ” pasul următor.”
    1. apoi alegeți „servicii” pentru rezervarea dvs. (*Această opțiune nu este disponibilă pentru cererile de spațiu de studiu.) Aici veți putea solicita servicii speciale de la Bupd, Catering, IT și evenimente universitare. Resursele sportive ale clubului sunt disponibile în cadrul cererilor sportive ale Clubului.
      1. selectarea serviciilor: dacă evenimentul dvs. întreabă un anumit serviciu într-una din categoriile de mai sus, pur și simplu faceți clic pe serviciul necesar. Apoi va apărea o fereastră pop-up care vă solicită să vă rafinați solicitarea. După completarea detaliilor și a „instrucțiunilor speciale”, faceți clic pe ” OK.”Serviciile solicitate vor apărea apoi în partea dreaptă a ecranului sub „Rezumatul serviciilor.”
      2. Notă importantă: studenți, pentru anumite servicii va trebui să includeți numărul de referință de facturare al organizației sau clubului.”Biroul PuLSE ar trebui să vă poată furniza aceste informații.
      3. după ce ați terminat de selectat serviciile necesare sau dacă nu aveți niciun serviciu necesar, faceți clic pe „pasul următor.”
  5. ultimul pas în crearea rezervării dvs. este în ” detalii Rezervare. Aici vi se va cere să completați „detaliile evenimentului” și „detaliile grupului” pentru cererile de spațiu de studiu. Pentru alte solicitări vi se va solicita „informații suplimentare” și în așteptare la solicitarea Dvs. „informații de facturare.”(Acest lucru va fi necesar numai dacă ați solicitat un serviciu sau o cameră cu taxe asociate.)
    1. după ce ați completat toate detaliile necesare, faceți clic pe „Creare rezervare.”
    2. vi se va confirma apoi „rezervarea creată” și vi se vor oferi două opțiuni: „Adăugați la calendarul meu” și „editați Rezervarea mea.”
      1. adăugați la calendarul meu: această opțiune vă va permite să adăugați rezervarea în calendarul Outlook sau computer.
      2. Editează această Rezervare: această opțiune te va duce înapoi la detaliile rezervării și va actualiza orice modificări pe care ți-ai dat seama că trebuie să le faci.
      3. pentru a sări peste aceste două opțiuni, faceți clic pe emblema „Universitatea Butler” pentru a reveni la pagina de pornire.

Felicitări! Rezervarea dvs. a fost făcută! Rezervările dvs. vor fi vizibile pe pagina principală sub ” evenimentele mele.”

**notă specială re: web conflict
dacă solicitați o cameră care a fost deja rezervată în sistemul EMS, nu veți primi o confirmare a spațiului de la UE. În schimb, veți primi o notificare că starea rezervării dvs. va fi listată ca „CONFLICT WEB” și vi se cere să vă editați rezervarea. La completarea solicitării dvs. va apărea o notificare conform căreia „una sau mai multe rezervări sunt în conflict. Vă rugăm să editați rezervarea pentru a rezolva.”

solicitarea numai a serviciilor

pentru a solicita numai servicii:

pentru o imagine de ansamblu completă a acestei funcții cu capturi de ecran, consultați acest ” solicitați doar servicii Ghid rapid.”Puteți descărca acest manual pe computer pentru un acces ușor.

  1. alegeți șablonul de rezervare „solicitați numai servicii” pentru a solicita servicii pentru o locație care nu este gestionată în EMS făcând clic pe butonul „Rezervați acum” (de exemplu, dacă aveți nevoie de un șevalet sau laptop în biroul dvs.).
    1. resursele specifice clădirilor sunt utilizate numai în clădirile alocate.
  2. introduceți criteriile de dată și oră în panoul din stânga al paginii.
    1. sub Detalii locație, tastați locația (*obligatoriu).
  3. Faceți clic pe butonul albastru „pasul următor”.
  4. selectați serviciul(serviciile) special (e) din categoriile enumerate.
    1. va apărea o fereastră pop-up care vă solicită să rafinați solicitarea. Alegeți numărul de resurse individuale făcând clic pe semnele” minus „sau” plus „și adăugați” instrucțiuni speciale ” după cum este necesar.
    2. Faceți clic pe „OK”
    3. serviciile solicitate vor apărea apoi în partea dreaptă a ecranului sub „Rezumatul serviciului.”
  5. după ce ați terminat de selectat toate serviciile necesare, faceți clic pe ” pasul următor.”
  6. completați” detaliile rezervărilor ” după cum vi se solicită (numele evenimentului, tipul evenimentului etc.).
  7. pentru a continua, trebuie să faceți clic pe „Am citit și sunt de acord cu Termenii și condițiile.”
  8. Faceți Clic Pe ” Creare Rezervare.”
  9. veți primi apoi un e-mail de confirmare a solicitării dvs.
    1. puteți „adăuga la calendarul meu” (această opțiune vă va permite să adăugați rezervarea în calendarul Outlook sau computer) sau,
    2. „Editați Rezervarea mea” (această opțiune vă va duce înapoi la detaliile rezervării și puteți actualiza sau modifica rezervarea după cum este necesar)
    3. pentru a sări peste aceste două opțiuni, faceți clic pe „Universitatea Butler” emblema pentru a reveni la pagina de pornire EMS
  10. Felicitări! Cererea dvs. de rezervare pentru servicii a fost făcută! Rezervarea dvs. va fi vizibilă pe pagina principală sub ” evenimentele mele.”

trimiterea unui eveniment în afara campusului

trimiterea unui eveniment în afara campusului vă permite să programați evenimente care nu sunt ținute în campusul Butler, care nu necesită resurse, pe care doriți să le faceți publicitate în calendarul evenimentelor Universității Butler.

câmpurile obligatorii sunt marcate cu un asterisc roșu (*).

pentru o imagine de ansamblu completă a acestei funcții cu capturi de ecran, consultați acest „trimiterea unui ghid rapid pentru evenimente în afara campusului.”Puteți descărca acest manual pe computer pentru un acces ușor.

  1. alegeți șablonul de rezervare „trimiteți un Campus în afara campusului”.
  2. introduceți criteriile de dată și oră în panoul din stânga al paginii.
    1. sub Detalii locație, tastați locația (*obligatoriu).
  3. Faceți clic pe butonul albastru „pasul următor”.
  4. serviciul(Serviciile) nu se aplică pentru evenimentele din afara campusului, așa că vă rugăm să continuați făcând clic pe butonul albastru „pasul următor”.
  5. completați „detaliile rezervărilor” după cum vi se solicită (numele evenimentului, tipul evenimentului etc.).
  6. pentru a continua, trebuie să faceți clic pe „Am citit și sunt de acord cu Termenii și condițiile.”
  7. Faceți Clic Pe ” Creare Rezervare.”
    1. puteți „adăuga la calendarul meu „(această opțiune vă va permite să adăugați rezervarea în calendarul Outlook sau computer) sau,
    2. „Editați Rezervarea mea” (această opțiune vă va duce înapoi la detaliile rezervării și puteți actualiza sau modifica rezervarea după cum este necesar)
    3. pentru a sări peste aceste două opțiuni, faceți clic pe emblema „Universitatea Butler” pentru a reveni la pagina de pornire EMS
  8. Felicitări! Cererea dvs. de rezervare pentru servicii a fost făcută și este automat ” web confirmat!”Rezervarea dvs. va fi vizibilă pe pagina de pornire EMS sub” evenimentele mele.”

gestionarea rezervărilor: vizualizarea, editarea și anularea cererilor

opțiunea de meniu „evenimentele mele” vă permite să gestionați toate rezervările curente.

pentru o imagine de ansamblu completă a acestei funcții cu capturi de ecran, consultați acest ghid rapid de gestionare a rezervărilor. Puteți descărca acest manual pe computer pentru un acces facil.

  1. pentru a gestiona rezervările curente, începeți făcând clic pe „evenimentele mele” din meniul de navigare din stânga ecranului.
  2. sub „rezervări” și „curent” veți putea vedea o listă a rezervărilor dvs. personale. Pentru a edita una dintre aceste rezervări, faceți clic pe titlul rezervării.
  3. după ce faceți clic pe rezervare, veți avea mai multe opțiuni. Puteți gestiona” detaliile rezervării”, puteți vizualiza” sarcinile de rezervare „sau puteți consulta „rezervările”.”
    1. pentru a edita „detalii Rezervare” faceți clic pe pictograma creion situată sub titlul secțiunii.
    2. sub „Activități de rezervare” veți putea să anulați rezervările, să vizualizați rezumatele rezervărilor, să trimiteți invitații și să le adăugați în Calendar.
      1. anulare rezervări: faceți clic pe „Anulare rezervare.”Vi se va solicita apoi o fereastră pop-up care vă solicită raționamentul de anulare și confirmarea „Da, anulați rezervarea.”
      2. vizualizați rezumatul rezervării: această opțiune vă va permite să vedeți confirmarea solicitării dvs.
      3. trimitere invitație: această opțiune vă va permite să invitați alte persoane la evenimentul dvs. Faceți Clic Pe ” Trimiteți Invitația.”Un pop-up vă va solicita să introduceți adresa de e-mail a prietenilor invitați. Apoi faceți clic pe ” OK.”
      4. adăugați la calendarul meu: această opțiune vă va permite să adăugați rezervarea în calendarul Outlook sau computer.
    3. sub ” rezervări „puteți anula rezervările, edita” prezență „și” tip de configurare”, precum și vizualiza” starea ” rezervării.

utilizarea EMS pe un dispozitiv mobil

dacă puteți accesa EMS de pe dispozitivul mobil, atunci puteți face rezervări simple în EMS și/sau puteți anula una sau rezervări pentru o rezervare în EMS.

pentru o imagine de ansamblu completă a acestei funcții cu capturi de ecran, consultați acest lucru folosind VEMS pe un dispozitiv mobil Ghid rapid. Puteți descărca acest manual pe computer pentru un acces facil.

pentru a efectua sau anula rezervări în EMS de pe telefonul mobil

  1. deschideți o sesiune de browser de Internet pe dispozitivul mobil.
  2. în câmpul de adresă al browserului, introduceți adresa URL VEMS: http://events.butler.edu/virtualems. Nu uitați să adăugați această adresă URL la favorite în browserul Web preferat.
  3. Conectați-vă la VEMS folosind numele de utilizator și parola Butler. Această pagină listează Rezervările mele, rezervarea unui eveniment și opțiunile Speed Book.
  4. vizualizați pagina Rezervările mele pentru a vizualiza evenimentele sau pentru a le anula.
  5. Faceți clic pe opțiunea solicitare cameră necesară pentru a deschide șablonul și a face rezervări după cum este necesar. Pentru a vă deplasa între diferitele pagini ale unui șablon (echivalent cu filele din EMS), faceți clic pe butoanele Următor și anterior din colțul din dreapta jos al șablonului.

setarea valorilor implicite pentru Solicitările de cameră

meniul Contul meu conține opțiuni pentru setarea unor valori implicite (ora de începere, ora de terminare etc.) pentru diferitele tipuri de solicitări de cameră. În acest sens, de fiecare dată când selectați această cameră în timpul procesului de solicitare din meniul rezervări, valorile implicite pe care le introduceți aici sunt afișate automat la deschiderea paginii de solicitare a camerei.

pentru o imagine de ansamblu completă a acestei funcții cu capturi de ecran, consultați această setare valori implicite pentru solicitări de cameră ghid rapid. Puteți descărca acest manual pe computer pentru un acces facil.

pentru a seta valorile implicite pentru solicitările de cameră

  1. sub Contul meu, faceți clic pe Opțiuni utilizator. Se deschide pagina de personalizare a utilizatorului. Fila Personalizare este fila activă.
  2. selectați procesul de solicitare a camerei, fie rezervați un eveniment, fie Speed Book, pentru care doriți să setați valorile implicite. Fila este reîmprospătată cu o listă de opțiuni pentru solicitarea camerei pentru care puteți seta valori implicite.
  3. Setați valorile implicite după cum este necesar pentru oricare și toate opțiunile afișate, apoi faceți clic pe Salvare Preferințe.

crearea unei liste de camere preferate

puteți crea o listă de camere preferate care pot fi căutate pentru disponibilitate atunci când creați o cerere de cameră. Această listă de favorite este afișată în „camerele preferate salvate.”

pentru o imagine de ansamblu completă a acestei funcții cu capturi de ecran, consultați acest lucru creând o listă de camere preferate ghid rapid. Puteți descărca acest manual pe computer pentru un acces facil.

pentru a crea o listă de camere preferate

  1. din pagina principală a EMS, faceți clic pe pictograma numelui dvs. din colțul din dreapta sus al ecranului. Apoi faceți clic pe” Contul meu ” din meniul derulant.
  2. o dată pe pagina contului dvs., faceți clic pe fila etichetată „camerele mele preferate.”
  3. aici puteți „adăuga o nouă cameră preferată” sau vizualiza „camerele preferate salvate.”
  4. pentru a” adăuga o nouă cameră preferată ” Căutați camera direct în caseta de căutare după număr sau nume.
    1. pentru a rafina căutarea, utilizați butonul „filtrare după locație” pentru a căuta numai în anumite clădiri. Un pop-up va veni pentru a vă permite să selectați un număr de clădiri. După ce ați adăugat clădiri, faceți clic pe ” actualizați locațiile.”
  5. după ce ați găsit camera pe care doriți să faceți clic pe ea, și va fi adăugat la o listă sub „camerele preferate salvate.”

navigare EMS

meniul Browse vă permite să vedeți un calendar de evenimente, o listă de facilități diferite și o grilă de camere și ore disponibile.

pentru o imagine de ansamblu completă a acestei funcții cu capturi de ecran, consultați acest ghid rapid de navigare EMS. Puteți descărca acest manual pe computer pentru un acces facil.

pentru a răsfoi evenimente, locații, persoane și grupuri

  1. pentru a răsfoi evenimente, locații, persoane și grupuri, găsiți „Răsfoire” în meniul de navigare din partea stângă a ecranului. Apoi puteți face clic pe ” evenimente „sau” locații.”
  2. făcând clic pe „evenimente”, veți putea vedea o vizualizare listă a tuturor evenimentelor care au loc în campus. Vizualizarea implicită vă permite să vedeți evenimente după dată, dar puteți adăuga „filtre” pentru a rafina vizualizarea evenimentelor.
  3. făcând clic pe” locații”, veți putea vedea o vizualizare grilă a tuturor evenimentelor care au loc în campus în ordinea spațiului campusului. Pentru a rafina căutarea din vizualizarea implicită, Puteți adăuga ” filtre „sau” căutare ” pentru anumite camere din campus.

organizarea studenților și Ghidul rapid EMS pentru viața greacă

pentru o prezentare completă a tuturor funcțiilor EMS cu capturi de ecran, consultați acest ghid rapid EMS. Puteți descărca acest manual pe computer pentru un acces facil.

pentru mai multe informații și linii directoare în ceea ce privește rezervarea spațiului și găzduirea evenimentelor din campus, vă rugăm să vizitați site-ul web PuLSE Office (Programe pentru Leadership și educație în servicii).

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată.